Ostatnio coraz częściej fotografowie, którzy specjalizują się w fotografii przedszkolnej, opowiadają nam o konkretnym problemie, który sami określają jako „odbijanie się od ściany RODO”.
Jak opisuje ten problem Paula Zwolińska – fotografka dziecięca i edukatorka, prowadząca warsztaty z fotografii szkolno-przedszkolnej:
„Zgłasza się do mnie sporo fotografów przedszkolnych. Mają często trudności z dyrekcją i inspektorami RODO – bez konkretnych argumentów blokowano organizację sesji. Chciałam dowiedzieć się, czy sesje przedszkolne i korzystanie z galerii online są zgodne z prawem oraz czy możemy swobodnie przedstawiać swoją ofertę placówkom.”
Dlatego postanowiliśmy poprosić o wypowiedź ekspertkę w dziedzinie RODO, aby przedstawić Wam najważniejsze informacje i w rzetelny sposób pokazać, że nie takie złe RODO, jakim go malują.
Poznajcie opinię doświadczonej Prawnik, specjalistki ds. ochrony danych osobowych Justyny Łogin-Iskrzyckiej.
Na co dzień doradza przedsiębiorcom pod kątem ochrony danych osobowych. Prowadzi własną markę rododlabiznesu oraz @prawnikfotografow. Posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie RODO.
Sprawa jest złożona. Odpowiedzialność spoczywa zarówno na fotografach, a konkretnie na treści umów, jakie zawierają z przedszkolami, jak i na placówkach, które zawierają te umowy. To właśnie umowa oraz zapisane w niej role i zadania fotografa oraz placówki są kluczowe w rozwiązaniu tych problemów.
Przyjrzyjmy się temu krok po kroku. Fotograf przedstawia placówce ofertę wykonania sesji, np. świątecznej. Jeśli przedszkole akceptuje propozycję, kolejnym krokiem jest dostarczenie przez fotografa odpowiednich dokumentów. To właśnie na tym etapie często pojawiają się problemy. Dlaczego? Ponieważ treść umowy oraz sposób określenia w niej ról fotografa i placówki mogą prowadzić do niejasności dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Jeśli z umowy wynika, że organizacja sesji odbywa się wspólnie – tzn. placówka podpisuje z fotografem umowę na realizację zdjęć lub aktywnie uczestniczy w ich organizacji – wówczas mamy do czynienia z inną sytuacją prawną. W takim przypadku fotograf i placówka mogą zostać uznani za współadministratorów danych osobowych lub placówka przejmie rolę administratora danych osobowych.
Z kolei jeśli to fotograf organizuje sesję, czyli:
- przygotowuje dokumenty, które za pośrednictwem placówki trafiają do rodziców, w tym zgody na udział dziecka w sesji,
- otrzymuje zgody od rodziców i na ich podstawie wykonuje zdjęcia dzieci,
- obrabia fotografie, przekazuje je do drukarni, a następnie – za pośrednictwem placówki – dostarcza zdjęcia rodzicom,
to wówczas fotograf jest administratorem danych osobowych. To on zawiera umowy z rodzicami/opiekunami prawnymi i to on ponosi pełną odpowiedzialność za przetwarzanie danych. Placówka w tym przypadku pełni jedynie rolę wspierającą, a nie organizatora sesji.
Taki podział ról jest kluczowy dla zgodności z RODO i powinien być precyzyjnie określony w umowie, aby uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych komplikacji prawnych.
Zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO: „Administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych”.
W opisanej sytuacji, gdy to fotograf zawiera umowę z rodzicami lub opiekunami prawnymi, to właśnie on pełni rolę administratora danych osobowych – zarówno rodziców (którzy wyrażają zgodę na udział dziecka w sesji), jak i samych dzieci, których dane obejmują imiona, nazwiska oraz wizerunki.
Fotograf nie tylko określa cel przetwarzania danych, jakim jest realizacja sesji zdjęciowej, ale także decyduje o sposobach ich przetwarzania, obejmujących:
- zbieranie danych osobowych,
- weryfikację zgód,
- wykonywanie zdjęć (utrwalanie wizerunku),
- obróbkę fotografii,
- przekazanie zdjęć do drukarni,
- dystrybucję gotowych fotografii.
To fotograf odpowiada za zgodność tych działań z przepisami RODO i zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony przetwarzanych danych.
Placówka natomiast nie jest administratorem danych osobowych w tym procesie, o ile odpowiednio określono jej rolę w umowie. Może pełnić rolę wspierającą – współpracować z fotografem poprzez:
- udostępnianie przestrzeni na sesję zdjęciową,
- przekazywanie rodzicom dokumentów przygotowanych przez fotografa,
- zbieranie zgód od rodziców i przekazywanie ich fotografowi,
- opiekę nad dziećmi podczas sesji,
- wydawanie gotowych zdjęć rodzicom w imieniu fotografa.
Zgodnie z art. 4 pkt 8 RODO, placówka pełni w takim przypadku funkcję procesora (czyli podmiotu przetwarzającego dane w imieniu administratora). Jednak należy pamiętać, że wszystko zależy od zapisów w umowie.
Podsumowując w takich okolicznościach placówka w żaden sposób nie może stawiać warunków fotografowi dotyczących wymagań związanych z RODO, bo jedyną osobą odpowiedzialną za postępowanie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych jest sam fotograf.
Dlaczego tak istotne jest jednoznaczne określenie administratora danych osobowych przy realizacji sesji? Przede wszystkim dlatego, że osoby zarządzające placówką oświatową często wyrażają obawy dotyczące sposobu przekazywania zdjęć rodzicom, zwłaszcza gdy fotograf korzysta z galerii online. Najczęstszym argumentem podnoszonym przez dyrektora placówki lub inspektora ochrony danych w kuratorium oświaty jest rzekomy brak kontroli nad wizerunkami dzieci w Internecie.
Jednak te obawy są nieuzasadnione, jeśli to fotograf pełni rolę administratora danych osobowych. W takiej sytuacji to on ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, zgodnie z przepisami RODO. W przypadku ewentualnego wycieku informacji, to właśnie fotograf odpowiada za naruszenie – zarówno na gruncie ochrony danych osobowych, jak i przepisów kodeksu cywilnego.
Podsumowując, placówka nie ma podstaw prawnych do odmowy realizacji sesji tylko dlatego, że fotograf korzysta z galerii online. Kluczowe jest tutaj to, że to fotograf zawiera umowę bezpośrednio z rodzicami, a to oni – jako opiekunowie prawni – decydują o udziale dziecka w sesji oraz akceptują sposób wyboru zdjęć, w tym możliwość korzystania z galerii online.
Problemy związane z RODO wynikają często z treści umów zawieranych między fotografem a placówką. Jeśli w umowie zostanie wskazane, że to placówka organizuje sesję i jest odpowiedzialna za kontakt z rodzicami, wówczas automatycznie stawia się w roli administratora danych osobowych. To z kolei rodzi dodatkowe obowiązki oraz odpowiedzialność wynikającą z przepisów RODO.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy w umowie jasno określa się, że placówka jedynie wspiera fotografa w realizacji sesji. W takim przypadku rola placówki sprowadza się do procesora, który działa na rzecz fotografa-administratora, nie przejmując na siebie głównej odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych.
Dla zobrazowania można przywołać analogię do relacji pracodawcy z zewnętrznym dostawcą benefitów pracowniczych. Jeśli pracodawca jedynie pośredniczy w przekazywaniu oferty dostawcy, nie staje się administratorem danych – tę rolę pełni dostawca usług. Podobnie jest w przypadku sesji fotograficznej w przedszkolu.
Wracając do problemu „ściany RODO” – jego rozwiązanie tkwi w odpowiednio sporządzonej umowie między fotografem a placówką. To właśnie od zapisów w tej umowie zależy, czy role i obowiązki stron zostaną jasno określone, a cały proces będzie zgodny z przepisami RODO. Kluczowe jest, aby placówka była przedstawiona jako wsparcie dla fotografa, a nie organizator sesji zdjęciowej. Takie podejście pozwoli uniknąć nieporozumień i potencjalnych problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Warto również podkreślić, że rola Administratora danych osobowych wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Administrator nie tylko ustala cele i sposoby przetwarzania danych, ale także ma obowiązek przestrzegania przepisów RODO oraz zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przetwarzanych danych. Zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Nie można zapominać o istotnej roli dokumentacji RODO. Jednym z kluczowych jej elementów jest umowa powierzenia danych zawierana z placówką, która precyzuje cel oraz zakres przetwarzania danych osobowych w ramach współpracy. Taka umowa zabezpiecza interesy zarówno administratora, jak i procesora, a także gwarantuje zgodność z przepisami.
Przetwarzanie danych osobowych, w szczególności wizerunku dzieci, wymaga szczególnej uwagi i ostrożności. Zgodnie z Planem Kontroli Sektorowych UODO na 2025 rok, obszary związane z przetwarzaniem danych dzieci, w tym ich wizerunków, znalazły się wśród priorytetów. UODO zamierza szczególnie monitorować przypadki, w których wymagana jest zgoda rodziców lub opiekunów prawnych, oraz analizować ryzyka związane z ewentualnymi naruszeniami.
Plan Kontroli Sektorowych na 2025 rok uwzględnia również te obszary, które budzą duże zainteresowanie społeczne. Podkreśla to znaczenie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w sektorze edukacyjnym oraz w działaniach, które obejmują pracę z dziećmi.
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Po przeczytaniu tego artykułu czujesz, że również zmagasz się z trudnościami związanymi z RODO w fotografii przedszkolnej? A może chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy Cię na @prawnikfotografow! Znajdziesz tam praktyczne wskazówki, jak bezpiecznie i zgodnie z przepisami realizować sesje w placówkach oświatowych.
Mamy nadzieję, że głos ekspertki Justyny Łogin-Iskrzyckiej, sprawił, że kwestie RODO stały się dla Ciebie bardziej przejrzyste.
